In Gesprächen mit Kollegen, die insbesondere für größere Firmen arbeiten, höre ich immer wieder, dass die Reiserichtline des jeweiligen Unternehmens oder Konzerns vorschreibt, dass für alle geschäftlich veranlassten Reisen unbedingt flexible, das heißt stornierbare und umbuchbare Tickets, insbesondere bei Flugreisen, gebucht werden müssen. Die angegebenen Gründe sind meistens, dass zum Buchungszeitpunkt nicht klar sei, ob der jeweilige Termin, zu dem angereist werden soll, überhaupt stattfindet, dass die Kollegin, auf den das Ticket persönlich ausgestellt ist, an diesem Tag nicht verhindert ist (z.B. durch Krankheit) oder dass man ja nicht wüsste, ob der Termin wirklich den ganzen Tag in Anspruch nehmen würde und nicht möglicherweise eine frühere Rückreise möglich wäre.
Da ich als selbständiger Unternehmer, der regelmäßig auch geschäftlich unterwegs ist, meine Flüge und Bahnfahrten grundsätzlich selbst bezahlen muss (und sie auch immer selbst buche), bin ich hier natürlich etwas sensibler als beispielsweise Reiseverantwortliche in großen Konzernen, die nicht ihr eigenes Geld ausgeben. Auch bin ich berufsbedingt möglicherweise eher gewillt, mich eingehend mit den Hintergründen und Fallstricken der verschiedenen Ticket-Typen auseinanderzusetzen als ein Verantwortlicher eines Großkonzerns, der eine Reiserichtlinie festlegt.
Am Ende lässt sich mit sehr simpler Versicherungs-Mathematik für jeden Reiseanlass feststellen, ob der Kauf eines flexiblen Tickets tatsächlich lohnt oder nicht. Falls nicht, liegt hier ein massives Einsparpotential für Unternehmen vor, die ihre Angestellten bislang verpflichten, flexible Tickets zu kaufen. Wie man das einfach ermitteln kann und welche (günstigeren) Alternativen bestehen, erläutere ich in diesem Artikel.
Warum flexible Tickets meistens Geldverschwendung sind
Der Kauf flexibler Tickets (bzw. Richtlinien, die flexible Tickets vorschreiben) gehen grundsätzlich vom „worst case“ aus, d.h. davon, dass die Reise nicht wie geplant durchgeführt werden kann und dann möglicherweise das bereits investierte Geld weg ist. Natürlich wissen auch die Fluggesellschaften, dass viele Unternehmen bzw. deren Verantwortliche eine grundsätzliche Angst davor haben, Geld, das sie bereits in Händen hielten, in irgendeiner Weise zu verlieren (z.B. dadurch, die Gegenleistung nicht in Anspruch nehmen zu können). Basierend auf diesem psychologischen Effekt bietet praktisch jedes große Transportunternehmen Tickets mit unterschiedlichen Flexibilitätsstufen an – die günstigsten Tickets, die sich primär an Privatleute richten, sind in der Regel weder umbuchbar noch stornierbar. Eine Zwischenstufe erlaubt meistens Umbuchung und Stornierung gegen eine zusätzliche Gebühr (d.h. man erhält nicht den vollen Ticketpreis zurück) und voll flexible Tickets, die überwiegend von den von mir angesprochenen großen Unternehmen bezogen werden, können zumindest kostenfrei umgebucht werden. Bei einer notwendigen Umbuchung kommt es hierbei allerdings, ohne dass dies groß beworben wird, aber dennoch meist zu zusätzlichen Kosten, obwohl für den Umbuchungsvorgang selbst keine Gebühr erhoben wird – Details hierzu erläutere ich im folgenden Kapitel. Natürlich lassen sich die Anbieter diese Flexibilität fürstlich bezahlen, denn je flexibler ein Ticket ist, desto teurer ist es in der Regel.
Hierbei den Vogel abgeschossen hat sicherlich die Deutsche Bahn AG mit ihrem „Super-Flexpreis“-Angebot, das inzwischen glücklicherweise wieder zurückgezogen wurde. Dieses Angebot, das für einen Zuschlag von um die 20 Euro die Nutzbarkeit des Tickets um 2 Tage verlängert hat, konnte man fast schon als Betrug am Kunden bezeichnen – immerhin hätte man durch Kauf einer Fahrkarte zum (günstigeren) normalen Flexpreis unmittelbar vor der Abfahrt des Zuges die gleiche Flexibilität ohne jegliche Einschränkung erreichen können. Ich kann mir aber vorstellen, dass sich durchaus Kunden auf den Kauf eines Super-Flexpreises haben hinreißen lassen, da sie nie wirklich darüber nachgedacht haben, ob das überhaupt Sinn macht.
Wie bereits erwähnt, überwiegt bei vielen Unternehmen offenbar die Angst vor dem Worst Case-Szenario (d.h. dem Nichtantritt der Reise wie sie ursprünglich gebucht war in allen Fällen), was aber in der Realität für gewöhnlich ganz anders aussieht. Ich beispielsweise pendele seit über 10 Jahren annähernd im Monatstakt zwischen Düsseldorf und Zürich und habe hier noch nie ein flexibles Ticket gekauft. Tatsächlich konnte ich in der ganzen Zeit etwa 5 mal meine Reise nicht antreten, wodurch ich geschätzt etwa 2’500 EUR durch den Verfall des ursprünglichen Tickets und erforderliche Neubuchungen verloren habe. Hätte ich jedoch jedes mal ein flexibles Ticket gebucht, hätte mich das im Laufe der Zeit annähernd 18’000 EUR gekostet, durch den Verzicht auf flexible Tickets habe ich also in 10 Jahren mehr als 15’000 EUR gespart, was immerhin einem Viertel meiner gesamten Reisekosten auf dieser Route entspricht. Ich gehe stark davon aus, dass der überwiegende Anteil an Geschäftsreisen auch in anderen Unternehmen wie ursprünglich bei der Buchung geplant stattfindet, ohne dass eine Stornierung oder Umbuchung notwendig wäre.
Flexible Tickets sind nicht so flexibel, wie man denkt
Erschwerend hinzu kommt, dass flexible Tickets zumindest bei Flugreisen in aller Regel gar nicht so flexibel sind, wie sie beworben werden. Zum einen gibt es im Gegensatz zur Bahn, wo man mit einem flexiblen Ticket einfach in den nächsten Zug springen kann, erhebliche Kapazitätsbeschränkungen, d.h. auf dem Flug, auf den man umbuchen möchte, muss noch ein Platz frei sein. Insbesondere zu Stoßzeiten wie am Freitagnachmittag kann das durchaus zu einem Problem werden.
Dazu kommt, dass Flugtickets im Gegensatz zu Bahntickets sehr dynamisch bepreist sind: Sofern man bei der Bahn einen Flexpreis für einen bestimmten Reisetag kauft, kann man sich absolut sicher sein, dass man mit diesem Ticket jeden Zug am gleichen Reisetag ohne Aufpreis nutzen kann. Bei Flügen sieht das jedoch anders aus: Je nach Auslastung des jeweiligen Flugs werden Tickets in bestimmten Buchungsklassen (identifiziert durch den Buchstaben, der auf dem Ticket steht) ausgestellt, deren Verfügbarkeit sich in der Regel nach dem Auslastungsgrad des Flugzeugs zum Buchungszeitpunkt richtet. Kauft man ein Ticket beispielsweise mehrere Wochen vor dem Abflug, wenn das Flugzeug noch fast leer ist, erhält man praktisch immer eine günstigere Buchungsklasse (und damit einen günstigeren Preis) als bei Buchung am Abflugtag.
Möchte man dann beispielsweise am Tag vor dem Abflug (oder gar am Abflugtag selbst) eine Umbuchung vornehmen, so besitzt man nur ein Ticket für die günstigere Buchungsklasse von vor drei Wochen, die aber in den allermeisten Fällen auf dem neu zu buchenden Flug nicht mehr frei ist. Stattdessen muss man sein Ticket dann auf eine höhere Buchungsklasse „upgraden“, was sich die Fluggesellschaft natürlich in Form einer Preisdifferenz bezahlen lässt – selbst dann, wenn man ein Ticket mit „gebührenfreier Umbuchung“ besitzt. Am Ende steht man damit nicht besser da, als hätte man das Ticket zum Umbuchungszeitpunkt erst neu gekauft, im schlechtesten Falle kommt auch noch eine Gebühr für die Umbuchung selbst dazu. Ausgenommen hiervon sind nur Angebote wie die von der Lufthansa Group angebotene Funktion „Früherer Flug am Tag des Rückflugs“ auf vollflexible Tickets, bei denen bei früherem Antritt des Rückflugs (welcher aber am gleichen Tag erfolgen muss) die Buchungsklasse keine Rolle spielt (hingegen muss auf dem früheren Flug natürlich noch ein Platz frei sein).
Rechenbeispiele
Schauen wir uns ganz konkret beispielhaft einen Flug in der SWISS Economy Class auf meiner Stammstrecke Düsseldorf-Zürich an. Der Hinflug soll in drei Wochen an einem Dienstag stattfinden, zurück geht es in der gleichen Woche am Freitag. Wir erhalten die folgenden Tarifangebote:
Die Tarife vom Typ „Light“ und „Green“ lassen wir bei dieser Betrachtung einmal außen vor, da sie sich nicht nur in ihrer Flexibilität, sondern auch in ihren Leistungen von den Classic- und Flex-Tarifen unterscheiden. Wir können also einen Hin- und Rückflug im nicht stornierbaren Classic-Tarif für ca. 322 EUR buchen, oder wir entscheiden uns für den erstattungsfähigen Flex-Tarif für ca. 382. Die Flüge buchen hierbei unabhängig vom gewählten Tarif in die Buchungklassen S (Hinflug) bzw. H (Rückflug).
Szenario 1: Nichtantritt
Nun entscheiden wir uns im ersten Szenario, dass wir die Flüge gar nicht antreten. Wenn wir einen Classic-Tarif gebucht haben, verfällt das Ticket vollständig, der Schaden beträgt also 322 Euro. Hätten wir stattdessen den Flex-Tarif gebucht, würden wir unseren Kaufpreis in Höhe von 382 Euro abzüglich einer Stornogebühr von 70 Euro, ingesamt also 312 Euro zurückerhalten, was einem Schaden von 70 Euro entspricht.
Das klingt erst mal nach einem guten Deal – stellen wir uns jetzt aber vor, wir sind verantwortlich für ein Unternehmen, das an 40 Wochen pro Jahr einen Kollegen auf diese Strecke schickt. Dabei kann der Kollege über das Jahr verteilt insgesamt 5 dieser Reisen nicht antreten. Im Classic-Tarif bezahlen wir somit 40 x 322 EUR = 12’880 EUR. Hätten wir jedes Mal den Flex-Tarif gewählt, so hätten wir 35 x 382 EUR = 13’370 EUR für die angetretenen Flüge und 5x 70 EUR = 350 EUR für die stornierten Flüge bezahlt. Mit insgesamt 13’720 EUR haben wir hier also bereits 840 Euro mehr bezahlt, als wenn wir Classic gebucht und die nicht angetretenen Flüge einfach hätten verfallen lassen. Stellen wir uns einmal vor, wie sich das summiert, wenn ein Unternehmen 100 solcher Dauer-Reisenden in der Belegschaft hat.
Szenario 2: Kurzfristige Umbuchung
Im zweiten Szenario gehen wir davon aus, dass wir den Hinflug um einen Tag nach hinten verlegen müssen, der Rückflug bleibt unverändert. Das fällt uns jedoch leider erst recht kurzfristig ein, so dass wir die Umbuchung erst zwei Tage vor dem ursprünglich geplanten Abflug vornehmen können. Die Preise stellen sich jetzt wie folgt dar:
Wir müssten jetzt im Classic-Tarif für Hin- und Rückflug 583 EUR bezahlen, im Flex-Tarif wären es 643 EUR (Buchungsklasse U für den Hinflug, Buchungsklasse M für den Rückflug). Da wir jetzt aber nur im Besitz von Tickets für die Buchungsklassen S und H sind, müssen wir auf beiden Strecken jeweils die Tarifdifferenz zahlen. Im Falle des Classic-Tarifs wäre dies ein Aufschlag in Höhe von 583 – 322 = 261 EUR zuzüglich der Umbuchungsgebühr von 60 Euro, insgesamt also 321 EUR. Im Flex-Tarif müssten wir immer noch die Tarifdifferenz in Höhe von 643 – 382 = 261 EUR entrichten, was exakt dem gleichen Preisunterschied entspricht. Daraus können wir eine ganz wichtige Erkenntnis ableiten:
Merke: Flexible Tarife erheben in der Regel einen Vorschuss auf die Umbuchungs- bzw. Stornogebühr, so dass man diese bereits beim Ticketkauf bezahlt, auch wenn man gar nicht umbucht.
Günstiger wären wir in diesem Falle mit dem flexiblen Ticket nur gewesen, wenn wir auch den Rückflug hätten umbuchen müssen (dann wäre die Umbuchungsgebühr des Classic-Tarifs nämlich zwei mal angefallen, da die Gebühr grundsätzlich pro Flugstrecke gilt).
Gerade die gelb hinterlegte Erkenntnis ist einer der Gründe, weshalb flexible Tickets für Fluggesellschaften so rentabel sind – kaum jemand macht sich offenbar Gedanken darüber, ob man im Falle einer notwendigen Umbuchung mit einem gebührenfrei umbuchbaren Ticket wirklich besser da steht als mit einem Ticket, das sich nur gegen Gebühr umbuchen lässt. Jedes mal, wenn ein Ticket wie geplant abgeflogen wird, streicht sich die Fluggesellschaft die bereits beim Ticketkauf vorschüssig bezahlte Umbuchungsgebühr in die Tasche.
Was sind die Alternativen zu flexiblen Tickets?
Grundsätzlich sind die Beispiele aus dem vorangegangenen Abschnitt natürlich konstruiert und mögen nicht der Realität eines großen Unternehmens entsprechen. Es wird immer wieder vorkommen, dass Flüge umgebucht werden müssen oder nicht angetreten werden können, allerdings dürften gerade große Firmen über Erfahrungswerte verfügen, wie oft Flüge tatsächlich umgebucht oder nicht angetreten werden. Hier lässt sich mit Hilfe einer einfachen Formel grob berechnen, bis zu welcher Preisdifferenz das unflexible Ticket auf lange Sicht die preisgünstigere Wahl ist. Wenn nämlich die Preisdifferenz zwischen flexiblem und unflexiblem Ticket höher ist als der Preis für das unflexible Tickets multipliziert mit der erfahrungsgemäßen Nichtantrittsrate, dann ist das unflexible Ticket die bessere Wahl. Werden wie in unserem Beispiel auch für flexible Tickets Stornogebühren erhoben, so erhöht sich die zulässige Preisdifferenz sogar noch um die Stornogebühr multipliziert mit der Nichtantrittsrate.
In unserem Beispiel oben würden die flexiblen Tickets erst ab einer Nichtantrittsrate von 23% (entsprechend etwa 9 Nichtantritten pro Jahr) günstiger als die unflexiblen Tickets. Eine ähnliche Rechnung sollte man in jedem Falle auch für die zu erwartende Rate an Umbuchungen durchführen; mit beiden Zahlen lässt sich dann eine auf die jeweiligen Gegebenheiten zugeschnittene prozentuale Preisdifferenz zwischen unflexiblen und flexiblen Tickets ermitteln, die in einer Reiserichtlinie zur Anwendung kommen kann.
Insbesondere, wenn ein Termin von vorneherein „wackelt“ und davon auszugehen ist, dass er wahrscheinlich nicht stattfindet oder wahrgenommen werden kann, besteht auch grundsätzlich die Möglichkeit, Tickets erst kurzfristig zu buchen. Diese sind dann natürlich teurer, aber in vielen Fällen immer noch günstiger als früh gekaufte, flexible Tickets plus Umbuchungsgebühr und Preisdifferenz. Dazu kommt, dass man bei kurzfristiger Buchung die Wahl zwischen allen noch möglichen Verbindungen zwischen Start- und Zielort hat und nicht auf die Verbindungen der ursprünglich gebuchten Fluggesellschaft (die natürlich keine Umbuchung zur Konkurrenz gestattet) angewiesen ist, auf denen möglicherweise bei kurzfristiger Umbuchung keine Plätze mehr verfügbar sind.
Das gleiche gilt natürlich auch, wenn man vorab ein unflexibles Ticket gekauft hat, das man aufgrund einer kurzfristigen Verschiebung verfallen lässt. Bei der kurzfristigen Neubuchung eines Tickets stehen dann auch die Verbindungen der Wettbewerber offen, so dass das Risiko, kurzfristig keinen Flug mehr am gewünschten Tag zu erhalten, geringer ist als bei Buchung und Umbuchung eines flexiblen Flugscheins.
Eine wichtige Funktion vieler flexibler Tickets ist, beispielsweise bei der Lufthansa Group, die Möglichkeit, einen früheren, taggleichen Rückflug ohne Preisaufschlag antreten zu können, sofern auf dem gewünschten Flug noch Plätze verfügbar sind. Unternehmen und auch Privatpersonen haben durchaus einen guten Grund, dies zu schätzen (so könnte der Reisende vielleicht noch arbeiten, wenn er früher zurück ist oder ein Vielreisender könnte bei früherer Rückkehr mehr Zeit zu Hause verbringen); gegen das zweite Argument (mehr Zeit zu Hause) ist kann man natürlich nicht viel sagen, aber es bestehen durchaus Alternativen, einem Reisenden auch das Arbeiten von Unterwegs zu ermöglichen. Beispielsweise könnte man statt eines flexiblen Tickets einen Lounge-Voucher erwerben, so dass der Reisende noch vor seinem Abflug produktiv tätig werden kann. Die Kosten hierfür liegen mit ca. 30 Euro in der Regel unter dem Aufpreis, der für ein Ticket mit früherer Rückreiseoption zu bezahlen ist. Abgesehen davon ist es für eine frühere Rückreise natürlich notwendig, rechtzeitig für den früheren Flug am Flughafen zu sein (und auf Verbindungen, die nicht gerade stündlich bedient werden, kann das zur Herausforderung werden), und es muss auf dem früheren Rückflug auch noch Platz geben, was insbesondere zu nachfragestarken Zeiten (z.B. am Freitagnachmittag) durchaus nicht selbstverständlich ist.
Denjenigen, die sich mit dem Gedanken daran, Flugscheine zugunsten einer mittel- und langfristigen finanziellen Ersparnis einfach verfallen zu lassen, nicht anfreunden können oder die Schwierigkeiten haben, dies gegenüber den Finanzverantwortlichen in einem Unternehmen zu vertreten, empfehle ich, bei der Buchung unflexibler Tickets zunächst den Differenzpreis zum jeweils verfügbaren flexiblen Ticket im Sinne einer Selbstversicherung als Rücklage in einen Topf einzuzahlen, und aus diesem Topf die Kosten für eventuelle Mehrkosten durch verfallende Tickets zu finanzieren. Auf diese Weise stellt sich nach einiger Zeit von selbst heraus, ob im Topf noch Geld übrig ist (d.h. die Methode unflexibler Tickets war tatsächlich günstiger) oder ob Geld nachgeschossen werden muss (was bedeutet, dass es mit flexiblen Tickets günstiger geworden wäre). Somit lässt sich auch ohne großes Herumrechnen oder beim Fehlen entsprechender Erfahrungswerte bzw. Statistiken einfach ermitteln, welche Strategie für die jeweilige Situation die finanziell bessere ist.
Fazit
Ich selbst habe sogar schon teure, unflexible Langstrecken-Tickets in der First Class verfallen lassen und neu buchen müssen – die mehreren 1000 Euro, die in diesem Moment mein Konto verlassen haben, taten in diesem Moment durchaus weh. Das wissen natürlich auch die Marketingpsychologen der Fluggesellschaften, und wollen uns als Kunden deshalb dazu verleiten, möglichst teure flexible Tickets zu erwerben, um eben diese seltenen Momente der Frustration zu vermeiden. Ich kann nur jedem raten, dies für seine persönliche Situation (bzw. die Situation seines Unternehmens) einmal kühl durchzurechnen und basiertend auf harten Fakten die entsprechenden Konsequenzen zu ziehen. Ich jedenfalls kann guten Gewissens sagen, dass ich mit meiner Strategie langfristig betrachtet sehr gut gefahren bin und mehrere 10’000 Euro einsparen konnte, auch wenn nach wie vor 500 Euro für ein verfallendes Ticket in der Seele weh. Lasst euch davon nicht irritieren!